作為職場新鮮人的你，是不是碰過這些狀況呢？在向上會報的時候被主管打斷，請你「講重點」；抑或是到客戶面前簡報時發現對方一直在滑手機，沒有仔細聽你的內容…
職場中的商務簡報和學校的報告不一樣，沒有固定的時間、評斷標準和願意聽你講完的老師與同學，該如何抓住聽眾的注意力並透過簡報內容達成你的目的變成了職場工作者的最大目標。
我自己在幾份實習與做專案的過程中也碰過一些商務簡報上的問題，幸運的是，前幾天因緣巧合之下參加了由 林大斑 老師所講授的「職場新鮮人的第一堂商務簡報」課程，帶著滿滿的收穫回家。
在這篇文章中，我會摘要當天課程中最精華的三大技巧，幫助大家掌握職場中做簡報的關鍵點，成為主管與同事眼中的明日之星。
技巧一、好的簡報架構讓你事半功倍
在職場的溝通上，你的內容有沒有好的邏輯與架構會是決定你出色與否的一大關鍵。亂無章法、節奏混亂的簡報往往令人感到厭煩，聽眾容易失去耐心。那麼，該如何打造好的簡報架構呢？
大斑老師提到，一個好的簡報架構可以再拆分成三個部分：目標策略、內容模組和邏輯框架，接下來我會一一為大家解釋，讓你能將這些技巧運用在自己的簡報上。
1️⃣ 目標策略
大斑老師在這裡講的一句話讓我至今仍印象深刻，那就是「商業簡報背後一定有其目的」，職場上不會有沒意義的行動，我們要搞清楚今天做這場簡報，你的目標是什麼？
是獲得主管的授權？贏得客戶的訂單？抑或是爭取同事們的認同，你肯定會有一個想藉由這場簡報達到的目標。
而你必須在簡報結束後，向台下的聽眾（或稱利害關係人）爭取到你想要的結果，為此你必須在結尾時做出一些行動呼籲。
不要再用 Thank you 結尾了！為對方設計一個 Call To Action
很多人（特別是剛畢業的新鮮人）都習慣在簡報結束後加上一個「感謝聆聽」、「Thank you」作為結尾，或許是模板剛好有，抑或是依樣畫葫蘆。
但說實話，在職場上，這種感謝頁可以說一點意義都沒有，聽眾在看完這一頁後並不會主動滿足你的需求，甚至連你這場簡報的意義都沒有太多概念。
為了避免這種情況發生，大斑老師建議我們要在簡報的最後一頁為對方設計一個 Call To Action（行動呼籲），明確指出你希望對方在聽完這場簡報後，要採取哪些行動，如果有任何疑問也可以在這時候向你提出。這種直接了當的溝通方式會讓對方清楚知道現在要做什麼，以及你需要什麼樣的協助。
下方是講師提供的模板，我自己再用 PPT 簡單調整過後的樣式，大家下次在簡報上可以試著用用看看這個概念，想必能減少許多溝通上的隱性時間成本。
確認聽眾的所處階段
很多時候溝通之所以會出現落差，很大程度是因為我們沒有了解對方對於此事的理解程度為何，大斑老師在這裡提到，他認為從聽眾的角度出發，在簡報前可以分成「知道、理解、認同、決策」這四個階段，對於你接下來簡報要說的主題，「不知道」和「知道但不理解」這兩種所需要的簡報內容和節奏也會不同。
在職場中，我們經常需要做專案簡報或是向主管 Present 你的提案，在做簡報之前，你最好先評估一下你的主管到底是在哪一個地方，是理解但不認同呢？還是完全不知情？
如果對方是知道但不理解，你可以透過舉例說明的方式，用對方聽得懂的話告訴他不懂得事；如果對方理解你的內容但不認同，你則需要透過舉證來說明，用符合邏輯的具體事實與證據，讓對方心服口服；
最後是認同但仍舉棋不定，這時你需要創造對方下決策的動機，舉出符合公司價值的量化數據與效益來讓對方點頭。
當然，也沒有說一定要一次簡報就要到位，在簡報前除了推測聽眾的階段以外，也可以決定這場簡報你希望把進度推展到哪個部分？是讓對方充分理解提案呢？還是至少要爭取對方的認同？這些內容都會影響你的簡報架構，需要多加留意！
2️⃣ 內容模組化
模組化的概念便是將你的簡報以一塊一塊的方式做切割，把它視作由多個模塊組成的一個拼裝成品。這樣做的好處是「便於取捨」，當今天我們被台下的主管、客戶要求「講重點」或加快腳步時，我們便可以拿掉較不重要的內容，挑選最關鍵的幾個模組出來說明即可。
講師也提到，如果在簡報過程中發現聽眾分心或已經失去耐性，你也可以主動調整內容模塊的順序和時間比例，讓你得以帶給對方更好的簡報體驗。
若要用一句話來總結，那便會是「簡報者需要從閱聽人的角度、目標、時間來逆向思考哪些資訊種類是不重要的。」，並將這些不重要的部分移除或是迅速帶過，這才是一次好的商業簡報。
下方這幾張圖是當天課程講義上的範例，給大家當作參考，在做簡報的時候可以先拿便利貼將主要的內容模塊列出來，最後再進行篩選與時間比例上的分配。
3️⃣ 邏輯框架
當你的簡報有好的邏輯做支撐，整體表現往往不會太差，給人一種有理有據且節奏穩當的體驗。在這個地方，大斑老師給了幾個實用的小建議。
架構三分法：TOP-DOWN & BOTTOM-UP
首先是架構三分法，為了方便受眾記憶，不管是文章還是簡報，想必大家都聽過魔術數字 3 的理論，所以最好在簡報架構上以 3 為原則，整理出三大重點，再藉由這些重點向下延伸到其他次要重點內容。
當時課程中給的例子是「年度總結」報告，而關於這個主題的三大重點分別為「回顧過去」、「團隊個人」和「未來行動」，下方再分配相關的內容，讓人一目了然。
至於簡報的邏輯順序，比較常見的就是 TOP-DOWN 跟 BOTTOM-UP 這兩種，TOP-DOWN 就是照順序，從大主題一路講到下面的子標題，適合用在例行性的報告上（像是晨會）；
而 BOTTOM-UP 則是先將最關鍵的 Insight，之後再一路回推到上方的主題，比較適合用在重要性高、創意型的簡報上，也會需要花更多時間思考簡報邏輯。
發散 ▶️ 收斂 ▶️ 分類
在我們規劃框架的過程中，要先利用前面提到的「模組化」概念將內容盡可能的發散，把不同的模組發想出來，再經過收斂，最終進行分門別類。
過程中記得考慮 3T 的要素，那就是 Target（你的簡報目標）、TA（你的聽眾）以及 Time（你有多少時間簡報），最後得出你要講的模組，並將其用三分法分類到簡報框架當中。實際走過這個流程你會發現，你對於內容的掌握度會提升許多。
技巧二、「好看懂」比「好看」更重要：視覺化重點
這個部份談的是商業簡報的視覺設計，過往我們都認為，一份好的簡報一定要在設計上十分出眾，有良好的美感與空間擺放，給人一種高大上的感覺。
但講師指出，把簡報做「好看」是你行有餘力才要去考慮的問題，該如何讓你的簡報「好看懂」，才是職場上你的聽眾最關注的要點。
簡單來說，一份好的商務簡報至少要能「有憑有據的判斷重點」、「快速有效的呈現重點」並且「帶點設計質感」，只要做到這幾點，給人整體的閱聽感受便會大大不同，以下我會分享幾個實用的原則來幫助大家吸收這個觀念：
1️⃣ 什麼才是重點？DIG 法則幫你分類
所以…我們該如何判斷什麼是重點？大斑老師提供了他自己摸索出來的 DIG 法則，分別是 Data（具體的事實、量化的數據）、Insight（結論、洞察、觀點）、Go (Plan)（具體可被執行的計畫）。
我們可以將簡報的內容依照這三類進行分類後，採取由 Insight 在最上方、Data 在中間，Go (Plan) 在下方（或下一頁）的排版。這樣做的目的是要讓聽眾能迅速看到重點，並在之後迅速補上資料說明，最終得出下一步行動的結論，這樣才是一個具邏輯性的簡報架構！
以下也補充一下關於 Insight 和 Data 該如何表示，請看下方圖片：
強化重點，弱化次重點，移除非重點
最後是關於重點的強化，一張簡報上最好不要有太多和目標無關的內容，如果覺得不重要，請不要把他放上去。記住這句話：「強化重點，弱化次重點，移除非重點」。
2️⃣ 呈現重點的三個設計方式：字體＋配色＋位置
關於簡報設計其實我也算略有研究，因此在學這一段的時候相當有感，如果能掌握好「字體」、「配色」和擺放的「位置」，哪怕素了一點，你的簡報依舊能帶點設計質感。這裡有幾點重要原則，希望大家能加以吸收：
字體挑選
中文：思源黑體、微軟正黑體
英文：Source Sans Pro、Helvetica
這些字體都同時支援中英文，並且是內建或免費，有足夠多的字種變化。我個人還蠻常用思源黑體和 Helvetica，建議大家可以珍藏！
配色：基本色＋企業色
配色的部分也是以簡單為主，建議在主色上可以選擇自家公司或客戶公司的企業配色，重點內容皆用這個色調去展示，能增加聽眾的認同與好感度；至於其他地方則使用黑灰白等基本顏色就好，只要掌握這個簡單的原則，你便能做出至少前 20% 的簡報。
位置：先 Insight 再 Data 後備註
最後是關於文字擺放位置的部分，最重要的 Insight 肯定要放在上方或左方，方便聽眾第一眼就能看到，接著是次重點的 Data，最好是往中下方擺放或靠右，在看完重要內容後能順順的往這裡閱讀，最後再補上資料來源、公司名稱等非重點，讓對方能有較好的觀看體驗。
技巧三、不只簡報要做好，事前準備也很重要
這一段和簡報技巧就沒有太實質上的關聯了，可以說更接近職場做人的學問，也是講師再三提醒大家務必牢記在心，這些技巧他到現在還是經常使用的重中之重。當我們今天要和你的目標對象進行簡報時，請務必先做好以下三項事前準備：
事前準備 1️⃣：約會議時間「段」，而非時間
很多人在約會議的時候只會問對方「幾點有空？」，能否在那時候來參加會議，但並沒有說會議會進行多久，這很容易讓對方有拒絕你的念頭，特別是他如果待會還有事情要忙，很可能會直接用沒空做為回覆。
因此我們最好是給會議的「時間段」，例如：「14:00~14:30 或 16:00~16:30 這兩個時段你有空嗎？能否給我其中一個時段來討論一下專案進度呢？」這樣做比起你直接問「14:00 有空開會嗎？」還要好上許多，至少你知道對方大概會占用你多久的時間，後續的規劃上比較有底。
14:00~14:30 > 14:00 開會
事前準備 2️⃣：預告 & 說明
接著是在會議之前最好先向與會者說明一些和他有關的重要資訊，例如：近期的專案有點抵累，我需要你們部門的支援，待會會議中我會向主管提出，先和你知會一下，希望你能諒解。
如果你能事先打聲招呼，會比會議中突然提出要來的好很多，至少對方的衝擊性不會這麼強，不會有被「趕鴨子上架」或「背後捅刀」這類的感受出現，這也是職場待人處事很重要的小技巧。
另外，在會議的開場，你最好先預告一下待會的會議有哪些內容、你會花多少時間在各個部分、今天的重點是什麼，並詢問大家有沒有其他問題。這樣能大大降低聽眾因為時間過長而引發的不耐煩，也可以趁機察言觀色得知哪些段落對方不感興趣，可以減少該段落的比例。
事前準備 3️⃣：確認對方的下一個行程
最後則是先確認對方的下一個行程，這是為什麼呢？想必大家都有過那種接下來還有很重要的事情，但卻因為台上講者（教授）超出時間而在台下乾著急，這使得你根本沒有辦法專心聽對方在說什麼，只想趕快結束去做下一件事。
你在做簡報時也一樣，最好先確認對方能聽你講到幾點，而你最好要在這個時間到之前提前結束，給對方一個好的感受，你達成簡報目的的機率才會提高。因此我們最好在簡報之前詢問對方還有多少時間，再決定你的簡報節奏是否需要調整（如果對方臨時有事，那就得挑重點講）
「時間是簡報的致命傷」，哪怕你的表現再精彩，如果超出時間以致於留下負面印象，你前面所做的努力便沒有意義，請大家務必謹記在心。
總結：職場中的商務簡報需面面俱到，給自己留下好印象
說實話這堂課真得遠遠出乎我的意料，本以為做為一場免費的講座，應該是簡單提幾個大方向的重點便草草帶過，中間可能還會有一些業配資訊，沒想到大斑老師如此認真地分享，滿滿的乾貨讓在場的學員無不滿載而歸，我自己也收穫滿滿。
聽完商務簡報課程的感想是：職場中的商務簡報真的不簡單，除了內容精采之外，還有顧到諸多細節來達成你想要的結果，比起我過往在學校中作的簡報要差得太多太多。
雖然過往我也有在實習期間做過簡報，但因為有學生的身分，因此沒有遭受太多批判，可是在聽完當天的分享後，我知道我日後進職場絕對需要調整我的簡報模式。
比起專注在自己想表達的內容，不如更把心力放在對方想聽什麼？該如何讓對方聽完簡報後給我想要的資源、授權或訂單？要如何把最精華的重點有條理的擺在簡報上？
以上這些都是我未來必須在實務中學習的功課，屆時我也會再次回來閱讀這篇文章，把這些技能內化成我的本能！
